Hybride Meetings sinnvoll gestalten + Tipps für technisches Equipment

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Arbeit hybrid zu gestalten. Einige Kolleg:innen sind vor Ort im Büro, andere schalten sich digital dazu. Worauf du achten kannst, damit sich keiner ausgegrenzt fühlt und hybride Meetings für alle Teilnehmer:innen wertvoll werden, liest du hier. Außerdem habe ich dir ein paar Tipps für die technische Ausstattung zusammengetragen.

Laut der Studie Hybrid Ways of Working 2022 würden über die Hälfte aller Arbeitnehmer:innen, die ihren Arbeitsplatz frei wählen können, eine hybride Variante wählen. Dabei wird es sicher öfter vorkommen, dass in Meetings Personen sowohl vor Ort als auch virtuell teilnehmen. Damit sich niemand ausgegrenzt oder abgehängt fühlt, dürfen hybride Meetings speziell für die Bedürfnisse beider Parteien gestaltet werden. Ich führe dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von hybriden Meetings und gebe dir zusätzlich ein paar Tipps für die unterstützende technische Ausstattung.

Vorbereitung: Das A und O für (hybride) Meetings

Mache dir klar, was das Ziel des Meetings ist: Um Entscheidungen zu treffen brauchst du eine andere Agenda als für einen informellen “Kaffeeklatsch”.

Auf die Gefahr, dass ich mich wiederhole: Vertrauen ist der Schlüssel für gute Zusammenarbeit. Überlege dir, wie gut die Gruppe sich kennt. Wenn sich nicht alle schon sehr gut kennen, baue einen Energizer oder Check-in ein, in dem die Teilnehmer:innen etwas Persönliches von sich erzählen können. Gerade in hybriden Settings ist es förderlich, mal zusammen zu lachen und sich gesehen zu fühlen. Wer sich emotional eingebunden fühlt, nimmt auch per remote mit mehr Konzentration teil.

Mache einen Technik-Test: Wenn du Organisator:in des Meetings bist, überprüfe unbedingt die Technik. Mache dich mit neuen Geräten (Geräte-Tipps s.u.) vertraut und führe vielleicht sogar ein kurzes Probemeeting durch, damit das eigentliche Meeting reibungslos starten kann.

Vereinbare mit deinem Team Praktiken des Gelingens, also Spielregeln. Beispiele sind: Ihr nutzt alle die Handhebefunktion, ihr schließt alle ablenkenden Programme während des Meetings (Mails, Chats etc.), ihr committet euch darauf, beim Meeting voll und ganz bei der Sache zu sein.

Durchführung: Spannende und zielführende hybride Meetings gestalten

Beginne und beende das Meeting mit einem kurzen Check-in bzw. Check-out. Das hat mehrere Vorteile: alle Teilnehmer:innen fühlen sich eingebunden, jeder hat gleich zu Beginn seine Stimme im (virtuellen) Raum gehört, jedes Gesicht wurde einmal gesehen. Zwei meiner Lieblingsfragen sind:

• Was brauche ich, damit ich am Ende sagen kann, das war gut verbrachte Lebenszeit?

• Was ist eine Sache, für die ich jetzt nach dem Meeting Verantwortung übernehmen möchte?

Es ist hilfreich, dass alle Teilnehmer:innen auf einem digitalen Whiteboard arbeiten, damit die remote-Kolleg:innen nicht durch unlesbare Post-it’s abgeschnitten sind. Außerdem können sich die Personen vor Ort in den Call einwählen, damit ihr Gesicht und somit ihre Mimik und Gestik für alle erkennbar ist.

Vereinbare mit allen Anwesenden das Handheben, wenn jemand etwas sagen möchte. Bitte alle darum, die Reihenfolge der Meldungen im Blick zu behalten.

Mache bei längeren Meetings ein, zwei oder drei Energizer, die für alle Teilnehmer:innen funktionieren. Aufstehen und sich etwas bewegen, vielleicht sogar mit einem auflockernden Spiel, aktiviert alle und kann an jedem Ort durchgeführt werden.

Ziehe die Remote-Teilnehmer:innen in der Galerieansicht auf einen großen Bildschirm im Konferenzraum. So sind die Gesichter von allen in nennenswerter Größe zu sehen.

Nachbereitung: Informationen mit allen teilen und reflektieren

Versende eine Dokumentation an alle Teilnehmer:innen. Wenn ihr auf einem Whiteboard gearbeitet habt, sparst du dir diesen Schritt.

Reflektiere die Gestaltung des Meetings: Was könnte das nächste Mal besser sein? Was möchtest du beibehalten?

Frage während des Meetings oder kurz danach deine Kolleg:innen nach Feedback: Haben alle dem Meeting folgen können? Gab es technische Probleme? Hat sich jemand abgehängt gefühlt? Nutze den Input für die noch bessere Gestaltung des nächsten Meetings.

Die richtige Technik: Tipps für unterstützendes Equipment für hybrides Arbeiten

• Meeting Owl: Mobiles Kamera-/Audiogerät mit Autofokus auf Sprecher:innen

• Wireless GO von Rode: Tragbare Mikrofone für Rundum-Sound

• Catchbox: Wurfmikrofon auch für größere Gruppen

Hinweis: Dieser Blogartikel enthält keine Werbung und ist von keiner der Marken gesponsert. Die technischen Geräte sind von mir oder geschätzten Kolleg:innen erprobt und für gut befunden worden.